23/07/2012

Herramientas colaborativas & productividad | Doroteo Quiroz

Últimamente he escuchado que, dentro de Europa, en España es en donde más horas se trabaja y en donde menos se cobra… esto indudablemente hace cuestionarme lo siguiente: ¿las empresas españolas son las más productivas del mundo o aquí salimos perdiendo todos?.

Herramientas colaborativas y productividad
El problema es que si escuchamos a los medios de comunicación podemos darnos cuenta que las empresas españolas no son un ejemplo de productividad a seguir

Si cualquiera de nosotros reflexionamos sobre nuestro día a día en nuestra labor profesional, y pusiéramos a un lado todos los logros que hemos sacado adelante en nuestra jornada laboral, y a otro lado las pérdidas de tiempo que se han ido a la papelera, comenzaremos a percatarnos de un cociente de productividad no envidiable.

Esto se debe a los famosos, y con tan variadas caras, ladrones de tiempo profesionales, que van desde cosas tan inocentes como correos de chistes, fotos y animaciones que no podemos resistirnos a hacer clic, mensajería instantánea y chats a deshora, a ladrones más molestos en forma de correo basura, “cuelgues” de nuestra máquina o de la red, interrupciones continuas e innecesarias (llamada para avisar que has enviado un mail) y reuniones en medio de reuniones (temas fuera del contexto de la reunión).

Personalmente considero que el mayor enemigo de la productividad de los empleados, principalmente de aquellos que realizan labores administrativas o de gestión, dentro de las organizaciones “modernas” es la pérdida y dispersión del conocimiento, la falta de colaboración real entre sus recursos, la escasa organización y automatización de sus procesos y un empobrecido estado de la información, así como la calidad de la misma.

Dos de las características colaborativas básicas que pueden ayudarnos de manera inmediata a luchar contra los enemigos de la productividad son:

Gestión documental centralizada. Nos garantiza trabajar siempre con la última versión de los documentos, así como compartir inmediatamente con nuestros compañeros nuestras últimas aportaciones/modificaciones del mismo.

Búsqueda empresarial. Nos permite buscar y encontrar de manera rápida aquella información que necesitamos para realizar o desempeñar nuestra labor diaria

NOTA: El principal objetivo de las herramientas colaborativas es el incrementar la productividad de los empleados, ya sea permitiendo que estos procesen más documentos en el mismo tiempo que lo hacían antes o que procesen la misma cantidad de documentos que hasta ahora en menos tiempo…. en cristiano: “hacer más con menos”.

Para acabar quisiera recalcar que desgraciadamente la respuesta no se encuentra en el campo de la tecnología (la tecnología está disponible y plenamente operativa a un coste muy bajo). La respuesta hay que buscarla, por tanto, en las personas. Es una cuestión de VISIÓN y de HABILIDADES.

Es trabajo entonces de todos fomentar esa visión y esas habilidades para conseguir que las Herramientas 2.0 (entre ellas las herramientas colaborativas) se utilicen de la mejor manera posible y nos ayuden a desempeñar de la mejor manera posible nuestra labor diaria dentro de la empresa.

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