La situación en la que buena parte del mundo se ve inmersa desde el pasado mes de marzo, ha supuesto un cambio en las rutinas de todos los españoles.

Gran parte de los trabajadores del país y de buena parte del mundo se encuentran trabajando desde sus hogares ante la situación en la que nos encontramos y al parecer estos nuevos hábitos han llegado para quedarse. Y es que es de vital importancia seguir manteniendo la actividad laboral siempre y cuando nuestro tipo de trabajo nos lo permita y continuar en contacto con compañeros, clientes y proveedores. En definitiva, continuar ejerciendo todas nuestras tareas. Sin embargo, para poder realizarlas y a la vez respetar las recomendaciones de las autoridades, dichas tareas deben realizarse online, por lo que las plataformas de comunicación digital se posicionan como herramientas de vital importancia en el contexto actual.

De hecho, la gran mayoría de las adaptaciones que estamos teniendo que llevar a cabo con motivo de la pandemia hubiese sido imposible realizarlas unos años atrás cuando la comunicación digital no estaba tan consolidada como ahora. Por ejemplo, actualmente podemos continuar realizando reuniones telemáticas gracias a las videollamadas; estar en contacto con nuestro equipo de manera instantánea con el uso de aplicaciones de mensajería que facilitan chats en grupo e incluso podemos acceder a los archivos almacenados en los servidores de nuestra empresa gracias a las VPN.

Sin embargo, estas modificaciones no se aplican solo a situaciones de teletrabajo, si no que son atribuibles en otros casos entre los que destacan los procesos logísticos que requieren prueba legal.

En la situación en la que nos encontramos, es imprescindible que las comunicaciones con validez legal sigan estando operativas, pero debido a las medidas a las que nos tenemos que adaptar, es fundamental contar una plataforma completamente digital donde podamos realizar todas estas gestiones sin tener que manipular documentos físicos, reduciendo de esta forma el riesgo de contagio.

Para ello, muchas empresas ya están poniendo en marcha soluciones que permitan digitalizar este tipo de gesiones, como por ejemplo, Logística Digital un servicio que tiene como objetivo la sustitución integral de los procesos logísticos en papel por procesos digitales con prueba legal, aumentando la eficiencia, generando ahorro y aportando seguridad absoluta a la cadena de comunicación entre emisor y receptor y viceversa.

Además, esta solución ofrece una plataforma única online de monitorización y generación de prueba electrónica en la nube. Sus funcionalidades son:

  • Una gestión 100% en manos del usuario sin necesidad de la intervención de terceros
  • Un registro de IP de todas las interacciones, quedando grabadas en las evidencias electrónicas generadas.
  • El sellado de tiempo de todos los cambios de estado en sus comunicaciones basado en UTC (Tiempo Universal Coordinado)
  • Una custodia de 5 años de todo el tráfico generado
  • La certificación de los contenidos de texto y ficheros adjuntos transmitidos.

La solución Logística Digital resulta de gran utilidad para diversos sectores y distintas aplicaciones. Con este servicio se pueden emitir y recibir notificaciones fehacientes para incidencias o conflictos, formalizar contratos en cualquier lugar del mundo, gestionar documentación sensible con seguridad como notas, albaranes, facturas… todo 100% digitalizado; tramitar toda la documentación necesaria en procesos laborales, como contratos, altas y bajas médicas, cartas de despido, etc.

Algunos de los sectores que más se pueden beneficiar de la solución Logística Digital son:

  • ETT/Recursos Humanos, con la firma de contratos, reconocimientos médicos, riesgos laborales o nóminas electrónicas
  • Banca/Sector Financiero, en aplicaciones como el Factoring y Confirming, impagos, formalización de productos bancarios o la renovación de pólizas y créditos
  • Seguros, gracias a la aceptación de solicitud o la firma y puesta en disposición de pólizas
  • Energía y Suministros, permitiendo la emisión de facturas certificadas o notificaciones por cortes de suministro
  • Formación a distancia y e-learning, con la solicitud y formalización de matrícula, entrega de título o exámenes
  • Inmobiliario, en la emisión de convocatorias, actas de reunión o reclamación de cuotas
  • Administraciones Públicas, al emitir notificaciones y comunicados de todo tipo o habilitar la ventanilla digital
  • Salud, con el envío de informes médicos o altas de pacientes

Por lo tanto, la solución Logística Digital se posiciona como la opción más fiable, cómoda y eficaz para gestionar comunicaciones fehacientes, especialmente en el contexto socio sanitario actual en el que se premia disminuir las gestiones con documentos físicos.

Como citábamos al inicio del artículo, las comunicaciones digitales pueden facilitarnos considerablemente nuestras rutinas durante el confinamiento y la inminente nueva normalidad, pero está en nuestras manos poder sacarles el máximo provecho.